Your Privacy Matters
Web-Based Boarding House Reservation and Inquiry System
Apayao State College – Luna Apayao Campus
The Web-Based Boarding House Reservation and Inquiry System is designed to help students discover boarding houses, communicate with boarding house owners, submit reservation requests, and manage accommodation-related transactions.
We value your privacy and are committed to protecting your personal information in accordance with Republic Act No. 10173, also known as the Data Privacy Act of 2012, and other applicable privacy regulations.
01 Personal Data We Collect
Depending on your role and use of the system, we may collect and process the following information:
- Personal Information: First name, middle name, last name, gender, email address, phone number, and residential address.
- Account Information: Username or email address, securely hashed password, account role, and account status.
- Property Information: Boarding house name, address, location, contact information, room details, rental rates, availability, and property images submitted by owners.
- Reservation Information: Reservation requests, selected property and room or bed, reservation dates, status, and related transaction records.
- Communication Records: Inquiries, messages exchanged between students and boarding house owners, and relevant notifications.
- Reviews and Ratings: Feedback, ratings, and reviews submitted by users.
- Technical Information: Limited information necessary to maintain system functionality, security, and audit records, where applicable.
02 Purpose of Data Processing
Your personal information may be processed for the following legitimate purposes:
- To create, authenticate, and manage user accounts.
- To verify user identities and distinguish students, boarding house owners, and administrators.
- To facilitate boarding house searches and display property details.
- To process, monitor, approve, or reject reservation requests.
- To manage room and bed availability, check-in, and check-out records, where implemented.
- To facilitate inquiries and communication between students and boarding house owners.
- To publish and manage user-submitted ratings and reviews.
- To generate authorized administrative reports and monitor system transactions.
- To maintain system security, prevent unauthorized access, and investigate technical issues.
- To improve the functionality and reliability of the system.
03 Access and Disclosure of Personal Data
Access to personal information shall be limited to authorized administrators and users who require the relevant information to perform their legitimate functions.
Students may access their own account information and reservation records. Boarding house owners may access information necessary to respond to inquiries and manage reservations involving their properties. Administrators may access information necessary for authorized system management.
Information may be disclosed to authorized service providers or other appropriate recipients when necessary for legitimate system operations or when required or permitted by law. Personal information shall not be disclosed to unauthorized persons or used for unrelated purposes.
Publicly displayed property details, ratings, and reviews should not include private account information unless the disclosure is appropriate and authorized.
04 Data Security
Appropriate organizational, physical, and technical safeguards shall be implemented to protect personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, loss, destruction, and other unlawful processing.
Security measures may include password hashing, access controls, server-side validation, secure database queries, session management, and restricted administrative privileges.
Users are responsible for keeping their account credentials confidential and reporting suspected unauthorized access.
05 Data Retention
Personal information shall be retained only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, comply with applicable legal obligations, resolve legitimate disputes, or maintain necessary transaction records.
When information is no longer necessary and no lawful retention requirement applies, it shall be securely deleted, destroyed, or anonymized, as appropriate.
Reservation and transaction records shall be managed according to the system's approved retention policy. Account deactivation shall not automatically result in the deletion of records that must lawfully be retained or are necessary to resolve existing transactions.
06 Your Data Privacy Rights
Subject to applicable law and its conditions, you may exercise your rights as a data subject, including:
- The right to be informed about the collection and processing of your personal information.
- The right to access your personal information.
- The right to request correction of inaccurate or incomplete information.
- The right to object to certain processing activities.
- The right to request erasure or blocking when the legal requirements are met.
- The right to data portability, where applicable.
- The right to file a complaint with the appropriate authority.
- Other rights provided under applicable data protection laws.
To exercise these rights, contact the designated system administrator or the institution's authorized Data Protection Officer through the official contact details provided by the responsible data controller. Requests will be handled in accordance with applicable laws.
07 Legal Basis for Processing
Personal information shall be processed only when there is an applicable lawful basis under Republic Act No. 10173 and its implementing rules, such as the data subject's valid consent, the necessity of processing to provide a requested service or perform a contract, compliance with a legal obligation, or another lawful basis recognized by applicable law.
Where consent is the appropriate legal basis, it must be freely given, specific, informed, and properly documented.
08 Changes to This Notice
This Data Privacy Notice may be updated when necessary to reflect changes in system functionality, data processing practices, institutional policies, or applicable laws.
Material changes shall be communicated through appropriate channels when required.
ACKNOWLEDGMENT
By selecting “I HAVE READ AND UNDERSTAND,” you acknowledge that you have read and understood this Data Privacy Notice and have been informed about how your personal information may be collected, used, stored, and protected.
This acknowledgment does not replace any separate consent that may be legally required for a particular processing activity.
Mahalaga ang Inyong Pagkapribado
Web-Based Boarding House Reservation and Inquiry System
Apayao State College – Luna Apayao Campus
Ang Web-Based Boarding House Reservation and Inquiry System ay isang sistemang nakabatay sa web na naglalayong tulungan ang mga mag-aaral na maghanap ng matutuluyang boarding house, makipag-ugnayan sa mga may-ari, magsumite ng mga kahilingan sa pagpapareserba, at subaybayan ang kanilang mga transaksiyong may kaugnayan sa panunuluyan.
Pinahahalagahan namin ang inyong pagkapribado at nakatuon kami sa pangangalaga ng inyong personal na impormasyon alinsunod sa Republic Act No. 10173, na kilala bilang Data Privacy Act of 2012, at iba pang naaangkop na batas at patakaran sa pangangalaga ng datos.
01 Mga Personal na Impormasyong Kinokolekta
Depende sa inyong tungkulin at paggamit sa sistema, maaaring kolektahin at iproseso ang mga sumusunod na impormasyon:
- Personal na Impormasyon: Pangalan, gitnang pangalan, apelyido, kasarian, email address, numero ng telepono, at tirahan.
- Impormasyon ng Account: Username o email address, ligtas na naka-hash na password, uri ng account, at katayuan ng account.
- Impormasyon ng Ari-arian: Pangalan at lokasyon ng boarding house, mga detalye ng silid, halaga ng upa, impormasyon tungkol sa bakanteng silid o kama, detalye ng pakikipag-ugnayan, at mga larawang isinumite ng may-ari.
- Impormasyon sa Pagpapareserba: Mga kahilingan sa pagpapareserba, napiling boarding house, silid o kama, mga kaugnay na petsa, katayuan ng kahilingan, at mga rekord ng transaksiyon.
- Mga Tala ng Pakikipag-ugnayan: Mga katanungan, mensahe sa pagitan ng mga mag-aaral at may-ari ng boarding house, at mga kaugnay na abiso.
- Mga Pagsusuri at Marka: Mga komento, rating, at pagsusuring kusang isinusumite ng mga gumagamit.
- Teknikal na Impormasyon: Limitadong impormasyong kinakailangan upang mapanatili ang maayos na paggana, seguridad, at pagsubaybay sa sistema, kung naaangkop.
02 Layunin ng Pagproseso ng Datos
Kinokolekta at pinoproseso ang inyong personal na impormasyon para sa mga sumusunod na lehitimong layunin:
- Upang lumikha, magpatunay, at mamahala ng mga user account.
- Upang mapatunayan ang pagkakakilanlan at matukoy ang mga mag-aaral, may-ari ng boarding house, at mga awtorisadong administrador.
- Upang mapadali ang paghahanap ng boarding house at pagpapakita ng mga detalye ng ari-arian.
- Upang maproseso, masubaybayan, maaprubahan, o matanggihan ang mga kahilingan sa pagpapareserba.
- Upang mapamahalaan ang pagkakaroon ng mga bakanteng silid at kama, gayundin ang mga rekord ng pagpasok at pag-alis ng mga umuupa, kung ipinatutupad sa sistema.
- Upang mapadali ang pagpapalitan ng mga katanungan at mensahe sa pagitan ng mga mag-aaral at may-ari.
- Upang mapamahalaan ang mga rating at pagsusuring isinumite ng mga gumagamit.
- Upang makabuo ng mga awtorisadong ulat at masubaybayan ang mga transaksiyon sa sistema.
- Upang mapanatili ang seguridad ng sistema, maiwasan ang hindi awtorisadong pag-access, at matugunan ang mga teknikal na suliranin.
- Upang mapahusay ang paggana, pagiging maaasahan, at kalidad ng sistema.
03 Pag-access at Pagsisiwalat ng Personal na Impormasyon
Ang pag-access sa personal na impormasyon ay lilimitahan sa mga awtorisadong administrador at gumagamit na nangangailangan nito upang maisagawa ang kanilang lehitimong tungkulin.
Maaaring makita ng mga mag-aaral ang sarili nilang impormasyon sa account at mga rekord ng pagpapareserba. Maaaring ma-access ng mga may-ari ng boarding house ang impormasyong kinakailangan upang masagot ang mga katanungan at mapamahalaan ang mga pagpapareserbang may kaugnayan sa kanilang mga ari-arian. Maaaring ma-access ng mga administrador ang impormasyong kinakailangan para sa awtorisadong pamamahala ng sistema.
Maaaring ibahagi ang impormasyon sa mga awtorisadong tagapagbigay ng serbisyo o iba pang naaangkop na kinauukulan kung kinakailangan para sa lehitimong operasyon ng sistema o kung hinihingi o pinahihintulutan ng batas.
Hindi dapat isiwalat sa publiko ang pribadong impormasyon ng account nang walang naaangkop na pahintulot o legal na batayan. Ang mga pampublikong detalye ng boarding house, rating, at pagsusuri ay dapat pangasiwaan upang hindi mailantad ang hindi kinakailangang personal na impormasyon.
04 Seguridad ng Datos
Magpapatupad ng angkop na mga hakbang na administratibo, pisikal, at teknikal upang maprotektahan ang personal na impormasyon laban sa hindi awtorisadong pag-access, pagsisiwalat, pagbabago, pagkawala, pagkasira, at iba pang labag sa batas na pagproseso.
Maaaring kabilang sa mga hakbang na ito ang ligtas na pag-iimbak ng password sa pamamagitan ng hashing, pagkontrol sa pag-access, pagpapatunay ng datos, ligtas na mga database query, pamamahala ng session, at paglilimita sa mga pribilehiyo ng administrador.
Inaasahan din sa mga gumagamit na panatilihing kumpidensiyal ang kanilang password at mga kredensiyal sa pag-login, at iulat ang anumang pinaghihinalaang hindi awtorisadong paggamit ng kanilang account.
05 Panahon ng Pag-iingat ng Datos
Itatago lamang ang personal na impormasyon hangga't kinakailangan upang maisakatuparan ang layunin ng pangongolekta nito, matugunan ang naaangkop na mga obligasyong legal, malutas ang mga lehitimong alitan, o mapanatili ang mahahalagang rekord ng transaksiyon.
Kapag hindi na kinakailangan ang impormasyon at wala nang legal na batayan upang panatilihin ito, ito ay ligtas na buburahin, sisirain, o gagawing hindi na makikilala ang pagkakakilanlan ng taong pinagmulan nito, kung naaangkop.
Ang mga rekord ng pagpapareserba at transaksiyon ay pamamahalaan alinsunod sa aprubadong patakaran sa pagpapanatili ng datos. Ang pag-deactivate ng account ay hindi awtomatikong nangangahulugan ng pagbubura sa mga rekord na kinakailangang panatilihin ayon sa batas o mahalaga sa paglutas ng mga umiiral na transaksiyon.
06 Inyong mga Karapatan sa Pagkapribado ng Datos
Alinsunod sa mga kondisyon at limitasyong itinakda ng batas, may karapatan kayong:
- Malaman kung paano at bakit kinokolekta at pinoproseso ang inyong personal na impormasyon.
- Makakuha ng access sa inyong personal na impormasyon.
- Humiling ng pagwawasto sa mali o hindi kumpletong impormasyon.
- Tumutol sa ilang uri ng pagproseso ng datos, kung naaangkop.
- Humiling ng pagbura o pagharang sa paggamit ng inyong impormasyon kapag natutugunan ang mga legal na kondisyon.
- Gamitin ang karapatan sa paglilipat ng datos, kung naaangkop.
- Magsampa ng reklamo sa kinauukulang awtoridad.
- Gamitin ang iba pang mga karapatang ipinagkakaloob ng naaangkop na mga batas sa pangangalaga ng datos.
Upang gamitin ang mga karapatang ito, makipag-ugnayan sa itinalagang administrador ng sistema o sa awtorisadong Data Protection Officer ng institusyong responsable sa pagproseso ng datos, gamit ang opisyal na mga detalye sa pakikipag-ugnayan na ibinigay ng institusyon. Ang mga kahilingan ay hahawakan alinsunod sa naaangkop na batas.
07 Legal na Batayan ng Pagproseso
Ang personal na impormasyon ay ipoproseso lamang kung may naaangkop na legal na batayan sa ilalim ng Republic Act No. 10173 at ng mga kaugnay nitong tuntunin.
Maaaring kabilang sa mga legal na batayan ang wastong pahintulot ng may-ari ng datos, pangangailangang iproseso ang impormasyon upang maibigay ang hiniling na serbisyo o matupad ang isang kontrata, pagsunod sa obligasyong legal, o iba pang batayang kinikilala ng batas.
Kung pahintulot ang naaangkop na legal na batayan, ito ay dapat kusang ibinigay, tiyak, may sapat na kaalaman, at maayos na naitala.
08 Mga Pagbabago sa Paunawang Ito
Maaaring baguhin o i-update ang Paunawa sa Pagkapribado na ito kung kinakailangan upang maipakita ang mga pagbabago sa mga tampok ng sistema, paraan ng pagproseso ng datos, mga patakaran ng institusyon, o naaangkop na batas.
Ang mahahalagang pagbabago ay ipaaalam sa mga gumagamit sa pamamagitan ng angkop na paraan kung kinakailangan.
PAGPAPATUNAY NG PAGKAKABASA AT PAGKAUNAWA
Sa pagpili sa “NABASA KO AT NAUNAWAAN,” kinikilala ninyo na nabasa at naunawaan ninyo ang Paunawa sa Pagkapribado ng Datos na ito at naipabatid sa inyo kung paano maaaring kolektahin, gamitin, itago, at protektahan ang inyong personal na impormasyon.
Ang pagkilalang ito ay hindi kapalit ng hiwalay na pahintulot na maaaring legal na kailanganin para sa isang partikular na gawain ng pagproseso ng datos.
APAYAO STATE COLLEGELuna, Apayao Campus
